一天有24小時,一年有365天,老天爺給大家的時間都一樣,

有人可以從容規劃時間,大多數人卻都覺得時間不夠用。

然而時間就是「重要性」的安排,與其硬要擠出多餘的時間,

不如試著重新組合事情的輕重緩急順序。


人生教練首席講師陳彥宏表示,人生可以切成身體健康、工作財富、人際社交、

家庭天倫和精神生活等五個層面,也就是所謂的「人生輪」。

人生輪的比重,每個人的要求和付出都不同,

如果能將人生輪的比重和個人時間規劃互相搭配,人生的滿意度就會大幅提升。



人生輪排序  搭配時間規劃

陳彥宏指出,覺得時間不夠用,通常是人生輪中最期待的部分,反而得到最少時間。

例如希望家庭美滿,但大多數的時間都花在工作。

這是一個時間分配上的迷思,就像是不斷重複錯誤的行為,卻希望人生截然不同。

陳彥宏以時間矩陣分析,事情可以用輕重緩急畫成一個時間管理矩陣,

然後分成重要緊急、重要不緊急、緊急不重要,和不重要也不急等四個象限。


大家都知道重要緊急的事情要先做,不重要也不緊急的事情擺在最後,

但卻常把「重要不緊急」和「緊急不重要」的處理順序給搞錯。

陳彥宏認為,重要不緊急的事情要比緊急不重要事情先做,

因為緊急但不重要的事,可以授權處理或委託代辦,像是廁所沒了衛生紙,


或是朋友在不預期的時間內打電話來,這些都算緊急但沒那麼重要的事,

就算都不管它,它可能也會隨著時間自然消失。

但重要不緊急的事,如果一直不處理,那就會升級成為重要且緊急的事,

且會愈積愈多。這就是大家常抱怨時間不夠用的原因之一。


陳彥宏表示,想清楚自己人生輪的排序,並將之納入輕重緩急的時間矩陣中,

效率就會出現,人生的滿意度也會因而提升。

「時間管理的技巧,在於善用時間表按表操課。」盟亞企業管理顧問公司總經理陶淑貞表示,

上班族可依照企業的核心價將工作排序,尤其現在流行的智慧手機,無需紙本,

在內建的行事曆上打上今日備忘,只要一打開手機,就能知道今天要做的、該處理的工作為何。

 

重要又緊急  第一優先處理

陶淑貞認為,把握「今天的重要事情不做,明天就變成緊急事」

的原則,才能將工作的優先順序排清楚。

將最重要、且緊急的事情排在第一位置,重要、但不緊急的工作才放在第二順位。

「就像臨時打來的電話,雖然很緊急,有時卻不重要。」

「想讓自己不加班,可先把行事曆中的星期一到星期五的下班時間,排好休息和生活有關的活動。」

盟亞企業管理顧問公司顧問陳奕帆建議,先把個人生活塞滿後,才能給自己壓力,

告訴自己每天下班後的晚上都很重要,因此工作必須更有效率。

 

在工作上,若不將優先排序,會發現工作量常是無限延伸,

下班時間依然是上班時間,毫無效率可言。

他說,人往往有惰性,常拖延到最後一刻,加班成為家常便飯,讓自己失去該有的個人生活時間。


 

八大協奏曲  均衡工作生活

 

「沒計畫的時間,就是別人的時間。」陳奕帆解釋,這是指沒有工作目標的人,

屬於隨意型工作者,總是在他人尋問是否能幫忙時,只能協助別人完成目標。

上班族應該清楚、找到自己的工作目標,朝著目標有效率的前進,自然可以減少加班。

 

想在短時間內,完成交辦的任務?陳奕帆提供創意、領導、有效性、整合性、協調性等五技巧。

 

用「創意」想出如何最 少的投入,換取最大的產出。主管用「領導」,讓下屬作該做的事,

而非親力親為。「有效性」則是在一個月,觀察自己生理、注意力是否清晰或混沌;

心理狀態是 理性或感性,視情緒狀態才能在工作上做出適當的決定。

「整合」指物以類聚,將相同的事情、功能整合,能獲得最大效率。

和團隊的「協調」也十分重要,和夥伴 溝通、備,

讓對方知道自己目前的工作狀況,團隊工作更能順暢進行。

陳奕帆也表示,上班族應均衡人生的八大協奏曲,

排序後就是健康、家庭、人際(人脈存摺)、休閒、進修、心靈成長,

最後才是財富和工作。


陳奕帆建議,上班族應該均衡工作和生活,並且享受當下,

真正充分均衡人生八大協奏曲,才是真正成功的人生。

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